Elektronische Rechnungen in der SAP-Welt

Die manuelle Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen ist prozess-, zeit- und kostenaufwändig. Die öffentliche Hand als größter Auftraggeber Deutschlands fordert daher kategorisch elektronisch verarbeitbare Rechnungen. Mit der XRechnung und ZUGFeRD stehen zwei Formate zur Verfügung, die die Vorgaben erfüllen. Eine von Arvato Systems entwickelte und von SAP zertifizierte Lösung bringt beide Formate in die SAP-Welt.

Rechnungen im klassischen Sinne sind eine kostspielige Angelegenheit. Sowohl auf der Aussteller- als auch auf der Empfängerseite entstehen für die manuelle Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen hohe Zeit- und Kostenaufwände.

Die Prozesse der manuellen, papierbasierten Rechnungsstellung sind aufwändig und von hohen Reibungsverlusten geprägt – die Gründe dafür sind etwa:

• Manuelle Eingaben der Rechnungsdaten sind fehlerträchtig
• Die Kosten für Papier, Druck, Briefumschläge und Porto sind erheblich
• Das Fristenmanagement ist intransparent
• Der Zahlungseingang wird verzögert
• Papierrechnungen müssen aufwändig in gedruckter Form archiviert werden

Auf Seiten der Empfänger sind die Prozesse nicht minder komplex:

• Der Eingang von Rechnungen auf Papier und in digitaler Form erfordert ein aufwändiges hybrides Rechnungshandling
• Die Rechnungsinformationen müssen manuell oder über Texterkennungssysteme in die Buchführungssoftware übertragen werden – ein aufwändiges und fehlerträchtiges Verfahren
• Prüfungs- und Freigabeprozesse auf Basis papierbasierter Rechnungen sind komplex und zeitaufwändig

Die elektronische Rechnungslegung, das E-Invoicing, strafft und vereinfacht die Rechnungsprozesse. Ziel des E-Invoicings ist die automatisierte, elektronische Rechnungsverarbeitung. Es liegt auf der Hand, dass elektronische Rechnungen zu deutlichen Kosteneinsparungen führen. Validierte Zahlen dazu sind zwar nicht verfügbar, oft werden aber Einsparungen von bis zu 70 % genannt. Das klingt plausibel, da der Aufwand der Erstellung und der Verarbeitung natürlich deutlich geringer ist und, nebenbei, auch nachhaltiger.

Elektronische Rechnungen bieten über die Einsparungen im Vergleich zum papierbasierten Rechnungswesen hinaus eine Reihe von Vorteilen. So führt beispielsweise die Vereinheitlichung des Rechnungswesens zu einer Steigerung der Transparenz und der Optimierung des Liquiditätsmanagements.

Oft wird bereits eine als PDF versandte Rechnung fälschlicherweise als elektronische Rechnung angesehen. Sie ist aber nicht mehr als eine digitale visuelle Entsprechung der Rechnung. In Bezug auf die elektronische Verarbeitung unterscheidet sie sich nicht von einer Rechnung auf Papier – auch sie führt zu einem Medienbruch in der Buchhaltung.

XRechnung – klarer Fokus auf XML

Die sogenannte XRechnung vermeidet einen solchen Medienbruch. Es handelt es sich um ein reines XML-basiertes Datenmodell zur Übermittlung maschinell lesbarer Rechnungsdaten entsprechend der EU-Richtlinie. Dabei kann innerhalb des XML-Codes ein PDF der Rechnung als Binär-String übermittelt werden. Dieser ist jedoch für Menschen nur über eine Drittsoftware lesbar. Damit ist die XRechnung vorrangig für die elektronische Rechnungsstellung einsetzbar.

ZUGFeRD – Hybrid aus PDF und XML

Mehr Flexibilität bietet der sogenannte ZUGFeRD-Standard. Das Kürzel steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es beschreibt ein Datenformat, welches ebenfalls die EU-Richtlinie 2014/55/EU umsetzt. Es ist also, wie gern vermutet wird, keine Anwendungssoftware, sondern eine Struktur­beschreibung eines Rechnungsdatensatzes, die von der im Unternehmen eingesetzten Software unterstützt werden muss.

Der Vorteil von ZUGFeRD: Es handelt sich um ein hybrides Format aus einer PDF-Datei mit der visuellen Darstellung der Rechnung, in die eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist.  Damit eignet sich ZUGFeRD sowohl für die klassische als auch die elektronische Rechnungslegung. Darüber hinaus ist, anders als bei der XRechnung, keine bilaterale Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern notwendig.

ZRE: Hierbei handelt es sich um die zentrale Rechnungsplattform des Bundes (unmittelbare Bundesverwaltung wie etwa Ministerien). Sie erlaubt es, elektronische Rechnungen einzureichen und den Status eingereichter Rechnungen einzusehen. Es ist über ein Webformular auch möglich, elektronische Rechnungen zu erstellen, was aber sicher nur in Einzelfällen praktikabel sein dürfte.

OZG-RE: Dieses Rechnungseingangsportal ist konform zum Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen, kurz OZG. Es wird von der mittelbaren Bundesverwaltung (wie etwa Körperschaften, Anstalten, Stiftungen) sowie einigen Bundesländern genutzt.

Für die Erstellung von Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ist es erforderlich, dass die für ERP und Buchhaltung eingesetzten Systeme die Formate unterstützen. Arvato Systems hat eine Lösung für die Implementierung der beiden Formate in die SAP-Welt entwickelt. Diese wird bereits von einer Reihe von Unternehmen wie beispielsweise Energieversorgern sowie von Stadtverwaltungen eingesetzt.

Im Vorfeld der Rechnungserstellung wird geprüft, ob diese in den elektronisch verarbeitbaren Formaten erstellt werden muss oder ob eine reine PDF-Rechnung genügt – relevant dafür sind beispielsweise der Rechnungsempfänger, die Höhe des Rechnungsbetrages und weitere Aspekte. Im Rahmen der EU-Richtlinie sind die Rechnungsempfänger verpflichtet zu prüfen, ob die jeweilige Rechnung ordnungsgemäß ist. Um Korrekturaufwände auf beiden Seiten zu vermeiden, prüft die Lösung bereits vor der Übermittlung, ob die Rechnung allen Vorgaben entspricht.

Arvato Systems verfügt über langjährige Erfahrung im Umfeld von SAP Finance & Controlling (FICO) sowie den Modulen SD und I-SU. Dieser Wissens­vorsprung fließt auch in die Beratung rund die Erstellung elektronisch verarbeitbarer Rechnungen ein. Dabei setzen wir spezifische Kunden- und Branchenanforderungen um. Sollte es zu Änderungen an den Formaten kommen, werden diese automatisch implementiert.

Arvato Systems bietet ein umfassendes Leistungspaket für die Einführung elektronisch verarbeitbarer Rechnungen:

• Analyse und Aufbau der Infrastruktur für den Einsatz von XRechnung und ZUGFeRD in unterschiedlichste Systemlandschaften wie etwa SAP S/4HANA sowie SAP IS-U oder andere branchenspezifische Applikationen
• Beratung und Betreuung während der Einführung der Lösung
• Wartung und Support

Als international agierender IT-Spezialist unterstützt Arvato Systems namhafte Unternehmen bei der Digitalen Transformation. Rund 3.100 Mitarbeitende an weltweit über 25 Standorten stehen für hohes technisches Verständnis, Branchen-Know-how und einen klaren Fokus auf Kundenbedürfnisse. Als Team entwickeln wir innovative IT-Lösungen, bringen unsere Kunden in die Cloud, integrieren digitale Prozesse und übernehmen den Betrieb sowie die Betreuung von IT-Systemen.

Wir bieten:

• Umfassende IT-Lösungen für Branchen wie Handel, Medien, Fertigungsindustrie, Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor sowie Energie- und Versorgungswirtschaft
• Langjährige Erfahrung in der  Digitalen Transformation
• Kompetenz in Themen wie Künstliche Intelligenz, Cloud Computing, IT-Security, Customer Experience, E-Commerce und Business Process Management
• Know-how in vielen starken Technologien und ein ausgeprägtes Ökosystem mit Partnern wie Amazon Web Services, Google, Microsoft und SAP
• Eine große Bandbreite an Infrastructure Services wie beispielsweise Managed Services sowie ein darauf aufbauendes Application Management

Zudem können wir im Verbund der zum Bertelsmann-Konzern gehörenden Arvato ganze Wertschöpfungsketten abbilden. Durch unser starkes strategisches Partner-Netzwerk mit internationalen Top-Playern wie AWS, Google, Microsoft oder SAP stärken wir unser Know-how kontinuierlich und setzen auf modernste Technologie.