Was ist der Purchase-to-Pay-Prozess?

Der Purchase-to-Pay-Prozess, auch bekannt als P2P, ist der umfassende Beschaffungsprozess eines Unternehmens. In der zunehmend digitalen Welt ist ein leistungsstarkes Einkaufssystem unerlässlich. Die Lösung hierfür ist der vollständig digitalisierte Purchase-to-Pay-Prozess, der als End-to-End-Prozess fungiert. Dieser Prozess deckt alle Schritte ab, angefangen von der Beschaffung über die Bestellung bis hin zur abschließenden Rechnung und Zahlung.

Welche Vorteile Purchase-to-Pay Unternehmen bietet, wie es um die Transparenz bestellt ist und was die Mitarbeiter konkret davon haben, erfahren Sie in diesem Text.

Der Purchase-to-Pay-Prozess ist der Einkaufsprozess auf Unternehmensseite, der für die maximale Effizienz von Unternehmen in völlig digitalisierter Form abgebildet werden sollte. Vor dem Hintergrund, den diese Form der Steuerung und Durchführung von Prozessen bietet, zeigt sich, dass analoge Vorgänge im Grunde genommen langsam, aber sicher ein Auslaufmodell sind.

Von heute auf morgen ist die Umstellung von analog auf digitalisiert aber nicht möglich, denn: Purchase-to-Pay ist extrem komplex – und das hat einen ganz einfachen Grund. P2P ist kein einzelner Prozess, sondern eher ein Gebilde, das aus vielen einzelnen Vorgängen zusammengesetzt wird. Diese Einzelvorgänge finden in den verschiedenen Abteilungen und Bereichen eines Unternehmens statt und werden durch Purchase-to-Pay auf einer Plattform, einem speziellen System wie z.B. SAP, zusammengeführt.

Das hat einige ganz entscheidende Vorteile: Dem Einkaufsprozess selbst wird durch die nachvollziehbare Abbildung und Zusammenführung der einzelnen Schritte die Unübersichtlichkeit genommen. Zudem ist eine digitale Lösung – im Gegensatz zu der analogen Variante – viel weniger anfällig für Fehler, da keine manuelle Eingabe erfolgt, sondern diese vorwiegend automatisiert verläuft. Außerdem spart der digitalisierte Einkaufsprozess Kosten, da das Personal entlastet wird.

Zusammengefasst sehen die Vorteile eines Purchase-to-Pay-Prozesses als digitalisierter End-to-End-Prozess folgendermaßen aus:

• Hohe Kosteneinsparungen
• Mehr Übersichtlichkeit
• Geringeres Fehlerpotenzial ohne manuelle Dateneingabe

Purchase-to-Pay umfasst die gesamte Bandbreite an Vorgängen innerhalb eines Unternehmens. Es geht um die Übermittlung von Daten rund um einen Einkauf bei Lieferanten. Im Gegensatz zum Order-to-Cash-Prozess, der in einem Unternehmen die Seite des Vertriebs abbildet – also den Prozess von einem Kundenauftrag bis zum Zahlungseingang – geht es bei Purchase-to-Pay um die Bestellungen eines Unternehmens selbst bei einem Lieferanten.

Der Purchase-to-Pay lebt hauptsächlich von der Digitalisierung. Wenn Sie auf der Suche nach zeitgemäßen digitalen Lösungen für den Einkaufsprozess in Ihrem Unternehmen sind, dann hat Arvato Systems zwei leistungsstarke Lösungen: Process Mining und Business Process Management. Das Process Mining ist vor allem stark, wenn es um eine (teil-) automatisierte Möglichkeit geht, Optimierungen durch die Aufbereitung einzelner Prozesse zu erzielen. Beim Business Process Management dreht sich vieles darum, den Überblick rund um Geschäftsprozesse zu behalten, diese in ihrer Ganzheit zu verstehen und einen effizienten Ablauf zu gewährleisten.

Um einen Purchase-to-Pay-Prozess so effizient wie möglich abbilden zu können, benötigen Sie die passende Software – das haben Sie gerade erfahren. Diese Software muss im Großen und Ganzen aus vier Elementen bestehen beziehungsweise diese vier Elemente beinhalten:

1. E-Procurement

An erster Stelle ist das sogenannte E-Procurement entscheidend. Dabei handelt es sich um einen Einkaufsprozess, der elektronisch ist. Ihre Mitarbeiter bekommen so die Möglichkeit, relevante Dinge problemlos zu ordern. Die Funktionsweise ähnelt letztendlich stark der eines Onlineshops. Schwierigkeiten, diese Lösung im Rahmen des Purchase-to-Pay-Prozesses in Ihren Workflow zu integrieren, sollte es also nicht geben. Im Idealfall landet die Bestellung komplett digital beim Lieferanten.

2. Elektronischer Austausch von Dokumenten

An zweiter Stelle wichtig: der elektronische Austausch von Dokumenten. Werden alle beim Purchase-to-Pay-Prozess genutzten Dokumente elektronisch ausgetauscht – und zwar über ein Netzwerk –, spart das nicht nur viel Zeit, sondern hat auch geringere Kosten zur Folge.

3. Rechnungsautomatisierung

Wenn Sie den Einkaufsprozess in seiner Gänze optimieren möchten, dann benötigen Sie die Rechnungsautomatisierung. Dafür ist es nötig, bestimmte Regeln im System zu formulieren. Durch die gleicht das System automatisch Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen ab, was die Automatisierung bis zur Verbuchung der Rechnung ermöglicht. Nur für den Fall, dass es keine Übereinstimmungen im System gibt, greift eine Person in den Ablauf ein.

4. Elektronische Zahlung

Bei einem digitalisierten Purchase-to-Pay-Prozess steht am Ende eine Zahlung in elektronischer Form. Das geschieht durch die Integration von Zahlungsdienstleistern in das System.

Bevor Sie den Einkaufsprozess voll automatisieren, müssen Sie sich allerdings die Frage stellen: Ergibt das für mein Unternehmen überhaupt Sinn? Für die Antwort sollten Sie sich einen genauen Überblick zu der Effizienz und den Kosten Ihrer Kreditorenbuchhaltung verschaffen. Das gelingt Ihnen, indem Sie:

• Kosten je Rechnung,
• Durchlaufzeit,
• Details zu Verzugszinsen und Skonto,
• Eingangsrechnungen pro Mitarbeiter in Bearbeitung,
• Return in Investment

herausfinden. Wissen Sie zu allen fünf Punkten mehr, sind Sie auch einen Schritt weiter bei der Entscheidung für oder gegen einen automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess. Was für Purchase-to-Pay – und zwar automatisiert spricht – sind einige Aspekte. Dabei handelt es sich um:

• kürzere Durchlaufzeiten
• keine wenig effizienten manuellen Arbeitsschritte
• Transparenz für alle Prozesse
• optimale Zahlungskonditionen
• vorausschauende Planung der Liquidität
• Vermeidung von Fehlern und Manipulationsversuchen

Purchase-to-Pay ist Ihr interner Beschaffungsprozess. Für Unternehmen ist er eminent wichtig – doch wie sieht die Zukunft aus? Eindeutig digitalisiert und automatisiert! Unternehmen werden in Zukunft vermehrt das Potenzial von Purchase-to-Pay voll ausschöpfen und die Effizienz der eigenen Abläufe steigern. Das funktioniert durch die Automatisierung. Gleichzeitig sinkt so die Zahl der Fehler und die Transparenz wird verbessert.