InfoPath

Microsoft hat erklärt, dass der Hersteller InfoPath einstellt. Betroffene Unternehmen haben noch bis 2026 Zeit, auf eine Alternative für InfoPath umzustellen. 

InfoPath ist ein Formulartool, das über einen Designer und einen „Filler“ als Desktop-Client verfügt. Zusätzlich bietet die Microsoft InfoPath-Software die Möglichkeit, Formulare und Formularvorlagen im SharePoint auch über den Browser zu nutzen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren.  Allerdings hat InfoPath auch Grenzen – Stichwort mobile Erreichbarkeit. 

So ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen auch heute noch InfoPath-Formulare einsetzen.  In Zeiten von Power Apps und Power Automate und der Notwendigkeit, auf eine Alternative für Microsoft Infopath umzusteigen, ist jetzt der beste Zeitpunkt, um diese Chancen zu nutzen. Ein Umstieg auf die Power Platform bietet viele Möglichkeiten, wie …

• den aktuellen Prozess und getätigte Eingaben zu hinterfragen,
• diese Eingaben zu optimieren,
• die allgemeine Darstellung zu verbessern,
• die mobile Darstellung und mobile Apps inklusive Nutzung von Kamera und GPS,
• die Integration mit anderen Quell- und Zielsystemen,
• Workflows mit Power Automate zu unterstützen und zu verbessern.

Power Apps ist ein Teil der Microsoft Power Platform, eine Suite von Anwendungen und Diensten, die es Benutzenden ermöglicht, schnell und einfach individuelle Geschäftsanwendungen zu erstellen. Basierend auf einem Low-Code/No-Code-Ansatz können diese zudem einfach und kompliziert Lösungen zur Digitalisierung selbst erstellen. Das entlastet die interne IT-Abteilung und führt zu schnellen Ergebnissen – und das mit wenigen IT-Kenntnissen. Dennoch ist es ratsam, sich mit den Best Practices vertraut zu machen.

Mit Dataverse können Nutzende zusätzlich Daten in einer Datenbank speichern und das Datenmodell über einen browserbasierten Designer aufbauen. Zudem ermöglichen die Konnektoren der Power Platform Verbindungsmöglichkeiten mit diversen Fremdsystemen. Mittlerweile zählt die Power Platform über 1000 Konnektoren – und die Tendenz steigt. 

Aktuell gibt es kein Migrationstool für eine automatisierte Umstellung.  Aber in Zeiten von Copilot für Microsoft 365 lässt sich die neue Version von Power Apps mit Hilfe von KI aufbauen. Dennoch ist es notwendig zu wissen, welches Problem die App lösen muss. Das bedeutet, dass man ein paar wichtige Schritte nicht weglassen sollte:

1. Identifizieren Sie die wichtigsten Funktionen und Daten, die InfoPath-Formulare erfassen müssen. Das hilft Ihnen zu bestimmen, welche Elemente Sie in Ihre Power Apps-Lösung integrieren müssen.

2. Erstellen Sie ein Datenmodell für Ihre Power Apps-Formulare. Das kann bedeuten, dass Sie Ihre bestehenden InfoPath-Datenstrukturen in Power Apps nachbilden oder ein neues Datenmodell erstellen müssen, das besser auf die Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten ist. Oder Sie verwenden das bestehende wieder und nehmen bei Bedarf Optimierungen vor. Das kann auch eine SharePoint-Liste sein.

3. Erstellen Sie Ihre Power Apps-Anwendung Schritt für Schritt. Beginnen Sie mit den einfachsten Formularen und arbeiten Sie sich dann zu den komplexeren vor. Sie können auch die Benutzerfreundlichkeit der Formulare durch die Verwendung von Inline-Validierung, Vorlagen und automatisierten Workflows verbessern.

4. Stellen Sie sicher, dass Ihre Power Apps-Lösungen sicher sind. Hierzu können Sie Sicherheitsmaßnahmen wie rollenbasierte Zugriffssteuerung, Datenverschlüsselung und Sicherheitsprotokollierung verwenden.

5. Testen Sie Ihre Power Apps-Lösungen ausgiebig, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei funktionieren und alle erforderlichen Daten korrekt erfassen.

6. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in der Verwendung von Power Apps-Formularen, um sicherzustellen, dass sie die neuen Formulare effektiv nutzen können.

7. Nutzen Sie das Wissen von Expertinnen und Experten. Beim Umstieg auf eine neue Plattform ist die Unterstützung eines externen Dienstleisters von Vorteil. Diese verfügen über Best Practices der Power Apps oder begleiten Sie beim gesamten Prozess. 

Die Regeln bedeuten auch, dass man jede InfoPath-Lösung einzeln betrachten, bewerten und planen muss. Der Aufwand lohnt sich jedoch. Verbesserungen und Optimierungen sind förderlich für die zukünftige Nutzung und können weitere Arbeitsschritte reduzieren. Power Apps bietet zudem neue Optionen, wie die Nutzung der Kamera auf Smartphones, um Barcodes zu scannen oder Dokumentationen vorzunehmen. Das gilt auch für das Thema App Modernization. Dabei wird ein Assessment durchgeführt und geprüft, wie Anwendungen am sinnvollsten auf welcher Plattform lauffähig gemacht werden. 

Eine Migration von InfoPath-Formularen in die Power Platform kann zu Prozessoptimierungen führen. Wie wir Sie dabei unterstützen können, zeigen wir Ihnen am besten selbst. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.