IT-Transformation mit Business Process Management

Bereits Heraklit wusste es: Nichts ist so beständig wie der Wandel. Auch das Marktumfeld ist in einem steten Umbruch, getrieben durch technologische Fortschritte und digitale Innovationen. Unternehmen stehen dadurch vor enormen Herausforderungen: Um den Anschluss an die Konkurrenz nicht zu verlieren, müssen sie effizient, flexibel und innovationsfähig bleiben. Oftmals bedeutet dies eine komplette Umstellung ihrer IT-Systeme und -Prozesse – etwa durch den Umstieg auf ein neues SAP-System (SAP-Transformation). Damit eine solche IT-Transformation reibungslos funktioniert, gilt es, einige Schritte zu beachten. Doch was genau beinhaltet eine IT-Transformation überhaupt?

Unter „IT-Transformation“ versteht man die Neugestaltung der IT-und Prozesslandschaft eines Unternehmens. Dabei werden bestehende IT-Systeme, Anwendungen und Abläufe optimiert, auf den neuesten Stand gebracht oder komplett ersetzt. Ziele der IT-Transformation sind unter anderem die Verschlankung der IT-Landschaft, Kostensenkung, vereinfachte Bereitstellung von Ressourcen und die erleichterte Einführung neuer Technologien. Auch Tools und Anwendungen stehen auf dem Prüfstand, da es auf dieser Ebene oft zusätzliches Verbesserungspotenzial gibt.

Die Vorteile einer IT-Transformation liegen klar auf der Hand: Mit modernen Systemen ausgestattete Unternehmen sind nicht nur resilienter – sie können auch schneller auf neue Marktanforderungen und Kundenwünsche reagieren. Zudem eröffnet sich Unternehmen die Chance, ihre Geschäftsmodelle und -prozesse zu überdenken und eine solide Grundlage für nachhaltigen Erfolg zu schaffen. Vor allem aber sichert die IT-Transformation durch fortschrittliche Technologien wie hochintegrierte und intelligent automatisierte Systeme einen langfristigen Wettbewerbsvorteil, der den Weg für künftiges Wachstum ebnet. Bei der IT-Transformation profitieren Unternehmen besonders von diesen Aspekten:

• Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit: Eine zeitgemäße IT-Landschaft fördert Wachstum sowie Innovation und macht Unternehmen zukunftssicher.
• Effizienzsteigerungen: Die mit der IT-Transformation einhergehende Erneuerung der IT-Systeme gestattet es, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Dies entlastet die Belegschaft, die nun den Fokus auf strategische Tätigkeiten legen kann.
• Flexibilität: Moderne IT-Strukturen lassen sich schneller an neue Marktanforderungen anpassen.
• Unterstützung von Innovation: Durch eine fortschrittlichere IT-Umgebung fördert die IT-Transformation die Nutzung neuer Technologien wie KI zur Entwicklung innovativer Produkte und Dienstleistungen.
• Erhöhte Sicherheit: Mit der Einführung neuester Technologien sorgt die IT-Transformation für aktualisierte Sicherheitsstandards und besseren Schutz vor Cyberbedrohungen.
• Kosteneffizienz: Effizienzsteigerungen und Cloud-Nutzung senken Kosten und optimieren den Ressourceneinsatz.

So vorteilhaft eine IT-Transformation auch ist – sie birgt viele Herausforderungen und scheitert oft an ihrer eigenen Komplexität. Häufige Gründe für derartige Bruchlandungen sind fehlende Fachkenntnisse und eine unzureichende Planung. Ob Produktion, Warenwirtschaft, Personalabteilung oder Buchhaltung: Da sich die Einführung eines neuen Systems auf das gesamte Unternehmen auswirkt, sind eine gut durchdachte Strategie und eine umfassende Vorbereitung hier ein Muss.

Mangelt es dann zusätzlich an Erfahrungswerten aus der Praxis, wie etwa bei der Transformation auf ein völlig neues SAP-System, ist es nicht verwunderlich, dass ein solches IT-Großprojekt trotz hoher Investitionskosten Schiffbruch erleidet. Ein prominentes Beispiel dafür ist das SAP-Transformations-Projekt von Lidl: 2011 plante der Discounter die Einführung eines weltweit einheitlichen Warenwirtschaftssystems. Mehr als hundert IT-Spezialisten waren mit der Entwicklung des neuen Systems beauftragt. Das Resultat: Nach fast sieben Jahren und Investitionen von annähernd einer halben Milliarde Euro wurde das Projekt gestoppt, da die ursprünglichen Ziele „nicht mit vertretbarem Aufwand“ erreichbar waren. Das neue System war nämlich für umsatzstarke Länder nicht geeignet.

Vor allem diese Bereiche der IT-Transformation sind knifflig und fordern eine sorgfältige Vorbereitung: 

1. Komplexität der Systeme

   IT-Transformationen wie etwa die Transformation auf ein neues SAP-System beinhalten oft viele Module und Konfigurationsmöglichkeiten, die das System komplex werden lassen. 

2. Projektmanagement und Koordination

   Die Komplexität der Projekte erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Teams und Stakeholder. Effektive Planung, Koordination und Überwachung der Prozesse und Ressourcen sind unabdingbar, können jedoch herausfordernd sein.

3. Schulung und Einarbeitung der Belegschaft

   Die Einführung neuer Systeme im Rahmen einer IT-Transformation erfordert Schulungen der Belegschaft, damit diese die neuen Systeme effektiv nutzen kann. Dies kostet zwar Zeit und Ressourcen, ist aber immer noch günstiger, als wenn die Mitarbeitenden das System aufgrund mangelhafter Einarbeitung nicht sinnvoll nutzen. 

4. Anpassung von Geschäftsprozessen

   Damit sich die Funktionalität und Vorteile der neu eingeführten Lösung optimal nutzen lassen, gilt es auch, bestehende Geschäftsprozesse im Rahmen der IT-Transformationen anzupassen. Die Identifizierung und Umsetzung dieser Anpassungen können zu einer Herausforderung werden. 

Nicht zuletzt aufgrund der vielen Herausforderungen sind viele Unternehmen noch immer zögerlich, IT-Transformationen umzusetzen. Genau hier kann jedoch Business Process Management (BPM) hilfreich sein. Es unterstützt dabei, Geschäftsprozesse zu definieren, zu analysieren und zu optimieren, wodurch sich die IT-Transformation effizienter und erfolgreicher gestalten lässt.

Ein noch höheres Maß an Effizienz und Fehlervermeidung lässt sich durch die Kombination von BPM mit Enterprise Architecture Management (EAM) erzielen. Während ein BPM-Tool wie BIC oder Signavio für Transparenz hinsichtlich der Unternehmensprozesse sorgt, schaffen EAM-Tools wie LeanIX Transparenz im Bereich der IT-Landschaft. Zudem stellt EAM sicher, dass alle IT-Komponenten und -Systeme eines Unternehmens nahtlos zusammenarbeiten und optimal miteinander interagieren.

Doch wie genau gelingt nun die erfolgreiche IT-Transformation? Was ist zu beachten, um die gesteckten Ziele zu erreichen? Insbesondere sind es die folgenden fünf Schritte, die ein Unternehmen bei der effizienten und zielgerichteten Umsetzung ihrer IT-Transformation unterstützen:

Schritt 1: Anforderungsdefinition und -planung

Eine erfolgreiche IT-Transformation erfordert genaue Kenntnisse über die betrieblichen Abläufe. Mit Business Process Management – am besten in Kombination mit Enterprise Architecture Management – lassen sich die Geschäftsprozesse, Applikationen, Daten, Stakeholder etc. ermitteln, die es bei der IT-Transformation zu betrachten gilt. Business Process Management ermöglicht es dann, diese entsprechend zu optimieren, neu aufzusetzen oder umzugestalten. 

Schritt 2: Prozessdefinition

Plant ein Unternehmen auf ein aktuelles System umzusteigen, muss es zuerst wissen, ob es dieses komplett neu aufsetzen möchte (Greenfield-Ansatz) oder ob die Prozesse erst einmal übernommen werden sollen (Brownfield-Ansatz). Entsprechend bieten sich zwei unterschiedliche Szenarien bzw. Technologien für die Umsetzung:

Process Modelling (Greenfield-Ansatz)

Process Modelling eignet sich besonders für den Greenfield-Ansatz, der wiederum dann zum Einsatz kommt, wenn alte Prozesse ineffizient sind oder nicht mehr den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen. Da Process Modelling eine visuelle Darstellung der Geschäftsprozesse ermöglicht, sorgt es in erster Linie für Transparenz und Prozessverständnis. Es lässt erkennen, wie Prozesse in der Best-Practice-Version aussehen sollen und, ob dies zum Unternehmen passt. Die Transparenz über Abhängigkeiten zwischen den unterschiedlichen Prozessen, Anwendungen und Systemen ist eine wichtige Voraussetzung für die Prozessanalyse. 

Process Mining (Brownfield-Ansatz)

Ein Brownfield-Ansatz wiederum ist besonders dann sinnvoll, wenn bestehende Prozesse bereits gut etabliert sind, aber Verbesserungen benötigen. Tools wie BIC Process Mining undSignavio Process Intelligence rekonstruieren die digitalen „Fußspuren“ von IT-Systemen und helfen dabei, vorhandene Prozesse zu extrahieren und zu bewerten und so gezielte Optimierungen vorzunehmen.

Daneben kommt eine hybride Kombination aus beiden Szenarien in Frage (Bluefield-Ansatz).

Die Business-Process-Management-Abteilung oder das Prozessmanagement-Team eruiert Best-Practice-Prozesse und modelliert Sollprozesse. Auch koordinieren diese Verantwortlichen die verschiedenen Schritte im Verlauf der IT-Transformation und gestatten so eine reibungslose Implementierung.

Schritt 3: Prozessanalyse

Nach der Definition der Prozesse folgt im nächsten Schritt die Analyse vorhandener Abläufe. Hierbei bedient sich Business Process Management Technologien wie beispielsweise BIC Process Mining sowie SAP Signavio Process Insights und Process Intelligence. Process Insights überwacht und analysiert die Standardprozesse und lässt Verbesserungspotenziale sofort erkennen. SAP Process Intelligence und BIC Process Mining (für Process Mining) wiederum lesen die digitalen „Fußspuren“ der IT-Systeme aus, rekonstruieren und bewerten Abläufe und verwenden vorgefertigte Modelle für End-to-End-Prozesse wie etwa Order-to-Cash und Purchase-to-Pay. Die Prozessanalyse ermöglicht es, Schwachstellen zu identifizieren und liefert fundierte – da datenbasierte – Entscheidungsgrundlagen für eine erfolgreiche IT-Transformation. EAM-Tools wie LeanIX bieten dazu wertvolle Einblicke und fördern die Transparenz über die gesamte IT-Landschaft hinweg.
 

Schritt 4: Soll-Prozessmodellierung

Der nächste Schritt ist die Modellierung der Prozesse, beispielsweise mit dem SAP Signavio Process Manager oder dem BIC Process Design von GBTEC. Ein solches Tool spielt eine zentrale Rolle in der IT-Transformation, da es bei der Prozessdarstellung und der anschließenden Analyse und Optimierung hilft. BPM-Tools wie BIC und Signavio unterstützen bei der intuitiven Modellierung und Verwaltung dieser Prozesse. Zudem lassen sie sich dazu einsetzen, Anpassungen effizient durchzuführen und zu dokumentieren. Die Integration von EAM-Tools wie SAP Solution Manager und LeanIX sorgt dabei für einen vollumfänglichen Überblick über die gesamte Unternehmensarchitektur sowie einen vereinfachten Zugriff auf Stammdaten.

Schritt 5: IT Process Automation (Prozessautomatisierung)

Auch die IT Process Automation spielt eine entscheidende Rolle in der IT-Transformation – insbesondere im Bereich Low-Code/No-Code. Denn Low-Code/No-Code-Plattformen ermöglichen es, Prozesse mit minimalem oder ganz ohne Programmieraufwand zu automatisieren, was die Umsetzung erheblich erleichtert und beschleunigt. Unternehmen dient IT Process Automation dabei als leistungsfähiges Werkzeug, mit dem sich ihre Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität steigern lässt. Dabei können Tools, wie: SAP Business Process Automation oder BIC Process Execution zum Einsatz kommen.

Beachtet ein Unternehmen diese fünf Schritte – von der Anforderungsdefinition über die Implementierung bis zur Prozessautomatisierung – und nutzt es Business Process Management sowie Enterprise Architecture Management integrativ, ist es bestens gerüstet, um die Herausforderungen seiner IT-Transformation erfolgreich zu meistern und nachhaltige Vorteile zu realisieren.

Insgesamt ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen EAM-Systemen wie LeanIX und BPM-Tools wie BIC und Signavio eine umfassende Sicht auf die Unternehmensarchitektur, die sowohl die technologische als auch die prozessuale Ebene einschließt. Dadurch können Unternehmen agile und strategisch fundierte Entscheidungen treffen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit und operative Effizienz steigern.