SAP Analytics Cloud bei Bertelsmann SE & Co. KGaA

Die Ausgangssituation innerhalb des Corporate Centers war geprägt von einem mehrteiligen Planungsprozess für das bevorstehende Planungsjahr, der verschiedene Bereiche wie Personalplanung, Kostenstellenplanung, Erlösplanung und Investitionsplanung umfasste. Besondere Merkmale der Planung waren u.a. historisch begründete, technische Systembrüche zwischen der SAP-Systemlandschaft und manuellen Planschritten, welche einen vollständig integrativen Ansatz in der Finanzplanung entgegenwirkten. Gleichzeitig führte der Prozess zu einer zunehmend intensivierten Ressourcenbindung für das interne Controlling, um neben der inhaltlich-analytischen Überprüfung der Planwerte auch den Administrations- und Organisationsaufwand abbilden zu können. Eine ad-hoc Übersicht über den Zwischen-Status der Planung aus einer inhaltlichen und aus einer prozessualen Perspektive war nicht gegeben. Des Weiteren erforderten Sonderanalysen für den Vorstand zunehmend mehr Flexibilität, um beispielsweise verschiedene Szenario-Betrachtungen vollumfänglich abzuwägen und zeiteffizienter in die Planung einfließen zu lassen.

Die Vision bestand darin, die Bertelmann Corporate Center Planung durch die Implementierung der SAP Analytics Cloud technisch zu optimieren, und im Gegenzug Kapazitätseffizienzen für Analysen zu heben, sowie eine zeitliche Straffung des Budgetprozesses zu erzielen. Hierbei sollten automati-sierte Prozesse zum Einsatz kommen, um den Planungsablauf zu vereinfachen. Kostenstellenver-antwortliche sollten somit in die Lage versetzt werden, ihre Planungsdaten unverzüglich an einem zentralen Ort, der SAP Analytics Cloud, zu übergeben und diese auch selbst in andere Teilpläne zu integrieren. Das Controlling wird durch standardisierte und weitestgehend automatisierte Prozesse entlastet, damit es neben einer besseren Prozessübersicht, mehr Freiraum für Controlling-spezifische Aufgaben im Rahmen der Planung hat, wie bspw. ad-hoc- sowie Szenario-Analysen in der SAP Analytics Cloud. Darüber hinaus wird die Retraktion, also das Zurückspielen der Daten in das Quellsystem, automatisiert, wodurch der Aufwand für manuelle Tätigkeiten nochmals reduziert wird. Insgesamt strebt das Controlling des Corporate Centers durch diese Vision eine agilere und effektivere Planungsumgebung an, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und bes-seres Business-Partnering seitens des Controllings ermöglicht.

Die umgesetzte Lösung basierte auf intensiven Beratungen und einem regen Austausch mit den Fachbereichen sowie dem Controlling, um alle relevanten Sichtweisen und Anforderungen zu identifizieren. In engem Zusammenspiel mit dem Controlling wurden Datengrundlagen in Form von Datenmodellen und Strukturen etabliert. Hierbei wurde besonderes Augenmerk auf eine effiziente Eingabe von Planzahlen gelegt, indem spezielle Planungsapps entwickelt wurden. Diese ermöglichten ein nahtloses End-to-End-Szenario, bei dem alle Teilpläne miteinander verknüpft waren und Daten einfach und bequem in den nächsten Planungsschritt integriert werden konnten. Der Prozess wurde gänzlich durch die SAP Analytics Cloud gesteuert, d.h. der Versand der Eingabemasken, Erinnerungen, Sperrkonzepte, Integrationen wurden weitestgehend automatisiert im Kalender der SAC abgebildet. Damit hatte das Controlling stets den Überblick über den aktuellen Fortschrittsgrad in der Planung und konnte bei Bedarf punktuell eingreifen bzw. Zwischenanalysen fahren.

Der Zentralvorstand von Bertelsmann erhielt ein zentrales Cockpit mit dem Überblick auf aktuelle Budgetzahlen, sowie die Möglichkeit, diese durch verschiedene Filter- und Drill-Optionen detaillierter zu analysieren. Dieses Cockpit ermöglichte zusätzlich einen interaktiven Genehmigungsprozess, in dem der Vorstand aktiv im Rahmen der Planung über Investitionsvorhaben in den verschiedenen Fachbereichen entscheiden konnte. Die integrierte und mitlaufende Kommentarfunktion auf Datenpunktebene sorgte dabei für mehr Transparenz und Kontext der einzelnen KPIs, sowie Budgetvorhaben. 

Durch die umgesetzte Lösung wurde eine transparentere, effizientere und integrativere Planungsumgebung geschaffen, die ein engeres Business-Partnering zwischen Controlling und Management, und somit eine effizientere Entscheidungsfindung ermöglichte. Die Nutzung der SAP Analytics Cloud trug dazu bei, den Planungsprozess zu optimieren und die Effizienz des Planungsprozess, sowie des Controllings zu steigern.