5 Gründe für das Scheitern von KI in Behörden

Zahlreiche Verwaltungsprozesse könnten durch Künstliche Intelligenz (KI) optimiert werden. Studien zeigen, dass bis zu 82 % der Verwaltungsmitarbeitenden durch KI-Technologien entlastet werden könnten. Dennoch sind erfolgreiche KI-Projekte in der öffentlichen Verwaltung eine Seltenheit. Woran liegt das?

Während KI im privaten Sektor bereits in vielen Unternehmen für die Optimierung von Prozessen eingesetzt wird, steckt die Anwendung in der öffentlichen Verwaltung oft noch in den Kinderschuhen. Die Mehrheit der Organisationen befindet sich in einer experimentellen oder explorativen Phase, in der grundlegende Fragen zu Technologie, Datenschutz und Anwendungsmöglichkeiten geklärt werden müssen.
 

Ein weiteres Problem ist, dass viele Verwaltungsprozesse stark standardisiert sind und wenig Raum für innovative Ansätze bieten. Während Unternehmen agil auf neue Technologien reagieren können, sind Behörden häufig an strengere gesetzliche Rahmenbedingungen gebunden. Diese verlangsamen Veränderungen häufig. Um KI in den Alltag der öffentlichen Verwaltung zu bringen, gilt es daher zahlreiche Hürden zu überwinden:

Die öffentliche Verwaltung unterliegt strengen Datenschutz- und Regulierungsanforderungen. Viele KI-Projekte scheitern bereits in der Planungsphase, weil unklar ist, wie sich die gesetzlichen Vorgaben einhalten lassen. Die Unsicherheit in Bezug auf die DSGVO sowie weitere Vorschriften führt dazu, dass häufig zögerlich bei der Einführung von KI-Lösungen gehandelt wird.
 

Oft mangelt es an standardisierten Richtlinien oder an Erfahrungen im Umgang mit sensiblen Daten, was die Umsetzung von KI-Anwendungen zusätzlich erschwert. Behörden haben Sorge vor Datenschutzverstößen, die mit hohen Strafen verbunden sein können. Zudem gibt es uneinheitliche Vorgaben auf Bundes- und Landesebene, wodurch sich Verwaltungsprojekte verzögern. Die Folge ist, dass sich viele Behörden gar nicht erst an KI-Projekte herantrauen.

Obwohl KI-Technologien enormes Potenzial bieten, fehlt es oft an Fachwissen. IT-Abteilungen sind häufig mit dem Betrieb bestehender Systeme ausgelastet, während das Wissen über moderne KI-Frameworks oder Machine-Learning-Modelle fehlt.
 

Die Herausforderung beginnt bereits mit der Auswahl der richtigen KI-Technologie: Viele Behörden sind sich unsicher, welche Lösung die passende ist und worauf sie achten müssen. Fehlendes Know-how führt dazu, dass Pilotprojekte oft scheitern oder nicht skalierbar sind. Auch die Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern gestaltet sich schwierig, da es oft an interner Expertise fehlt, um Angebote und Implementierungen fundiert zu bewerten.
 

Weiterbildungsprogramme sind selten vorhanden, und es fehlen strukturierte Programme, um Verwaltungsmitarbeitende auf KI-Anwendungen vorzubereiten. Ohne gezielte Schulungen und Weiterbildungen bleibt die Digitalisierung in der Verwaltung ein zäher Prozess.

KI-Implementierungen erfordern nicht nur technologisches Wissen, sondern auch entsprechende Budgets. Fehlende Finanzierungsmöglichkeiten oder eine unzureichende Wirtschaftlichkeitsberechnung führen dazu, dass KI-Projekte nicht priorisiert oder gar abgelehnt werden.
 

Viele öffentliche Haushalte sind angespannt, und Investitionen in KI stehen oft in Konkurrenz zu anderen Digitalisierungsmaßnahmen oder dringenden Verwaltungsaufgaben. Auch die Kosten für den Betrieb und die Wartung von KI-Systemen werden häufig unterschätzt. Zudem haben Behörden oft Schwierigkeiten, den wirtschaftlichen Nutzen von KI-Projekten genau zu quantifizieren, was die Entscheidungsfindung zusätzlich erschwert.

Viele öffentliche Institutionen arbeiten noch mit fragmentierten oder veralteten IT-Systemen, die nicht für moderne KI-Anwendungen ausgelegt sind. Hinzu kommt, dass viele Anwendungsfälle nicht in der Public Cloud umgesetzt werden dürfen. Die strengen Datenschutzrichtlinien und regulatorischen Vorgaben erfordern es, KI-Anwendungen innerhalb souveräner IT-Infrastrukturen zu betreiben. Dies erhöht die Hürde für die Implementierung erheblich, da Behörden auf spezialisierte, oft teurere Lösungen setzen müssen, die den hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entsprechen. Die Integration neuer Technologien in bestehende Prozesse erfordert oft erhebliche Anpassungen, was viele Projekte ins Stocken bringt.

Die Einführung von KI-Technologien geht oft mit Ängsten und Unsicherheiten einher. Mitarbeitende fürchten um ihre Arbeitsplätze oder sind skeptisch gegenüber automatisierten Entscheidungsprozessen. Ohne eine offene Innovationskultur kann selbst die beste Technologie nicht erfolgreich implementiert werden.
 

Eine weitere Hürde ist häufig die fehlende Kommunikation über die Vorteile von KI. Viele Verwaltungsangestellte haben kaum Berührungspunkte mit KI-Technologien und betrachten sie eher als Bedrohung und nicht als Unterstützung in ihrer Tätigkeit. Fehlendes Vertrauen in automatisierte Systeme führt dazu, dass Mitarbeitende ihre bisherigen Arbeitsweisen beibehalten möchten.
 

Change-Management-Strategien sowie eine transparente Kommunikation über die Vorteile von KI-Anwendungen sind entscheidend, um Vorbehalte abzubauen und Akzeptanz zu schaffen. Zudem müssen Behörden frühzeitig alle relevanten Stakeholder einbinden, um Vertrauen zu schaffen. Nur so kann sichergestellt werden, dass KI nicht als technologische Bedrohung, sondern als hilfreiches Werkzeug wahrgenommen wird.

Die öffentliche Verwaltung kann durch den Einsatz von KI effizienter, moderner und bürgerfreundlicher werden. Doch die bestehenden Herausforderungen müssen aktiv angegangen werden. Eine stärkere Zusammenarbeit zwischen Politik, Wirtschaft und Forschung sowie der Ausbau digitaler Kompetenzen sind essenziell. Nur mit einer gezielten Strategie kann KI langfristig in die Verwaltungsmodernisierung integriert werden.