Hybride Events: So entsteht ein “Ich-war-dabei”-Gefühl

Auf der Tech & Data Week 2021 haben sich mehr als 900 Mitarbeitende von Bertelsmann darüber ausgetauscht, was sie aktuell beschäftigt und zukünftig antreibt. Obwohl bei dem hybriden Event nicht jeder persönlich vor Ort war, hat es sich fast so angefühlt – dank unserer Digital Event Plattform.

Digitale und hybride Events haben sich inzwischen etabliert. Der Know-how-Transfer kann so stattfinden und das meist kostengünstiger, schließlich fallen weniger Reisekosten und logistische Aufwände an. Aber gerade bei Messen und Konferenzen ist die hybride Version meist kein vollwertiger Ersatz zur physischen Version. Die Atmosphäre fehlt einfach, genauso wie persönliche Erlebnisse und Bekanntschaften, an die man sich gerne erinnert. Branchen-Festivals wie die Online Marketing Rockstars oder das SXSW Festival hätten bei Weitem nicht so viel Strahlkraft, wenn die Speaker aus ihren Wohnzimmern heraus streamen würden, während jemand aus einem Studio mit ein paar Gästen moderiert – egal, zu welchem Thema. Auf der Tech & Data Week 2021 ist es uns gelungen, den Teilnehmenden all das zu bieten, was eine gute Konferenz ausmacht: Entertainment, Networking und Education. Wie es geschafft wurde, ein hybrides Event mit „Ich-war-dabei“-Gefühl auf die Beine zu stellen – besonders für diejenigen die nicht vor Ort waren und über ein Device teilgenommen haben? Aus meiner Sicht wurden die folgenden Dinge richtig gemacht.

Es mag trivial klingen, ist aber entscheidend: Für die Tech & Data Week 2021 gab es ein Setting, das sowohl dem Motto „The New Together“ als auch den Ansprüchen eines Festivals wirklich gerecht wurde. Vor Ort war die Freude bei vielen groß, sich nach eineinhalb Jahren endlich mal wieder persönlich (sicher nach 2G-Plus) zu treffen. Der Großteil der mehr als 900 Gäste schaltete sich per Videostream zu, von Europa über die USA bis nach Asien. Auch bei ihnen sollte das Gefühl entstehen, dabei zu sein und nicht nur zuzuschauen. Die Main Stage mit der dazugehörigen Videowall und starken Visuals war zentraler Punkt und Interaktionsfläche zugleich. Es kam dabei nicht nur auf die Bühnenpräsentation an, sondern vor allem auf diejenigen, die auf der Bühne standen. Hier präsentierten definitiv Persönlichkeiten, die das Publikum mit ihrer Art, Gestik und Stimme mitgerissen haben: den fabelhaften Amiaz Habtu, bekannt unter anderem aus der TV-Show „Die Höhle der Löwen“, und unsere Kollegin Niki Kalkanova, Director Employer Branding & Talent Acquisition bei Bertelsmann. Beide haben mit der Audience interagiert, Dynamik und Emotionen erzeugt. Die Remote-Gäste haben sie bewusst mit einbezogen. Niki stand für Fragen zur Verfügung, moderierte den Chat und Surveys, nahm Musikwünsche entgegen und motivierte alle dazu, nach einem Vortrag in die virtuellen Workshop-Sessions einzusteigen. Kaum jemand hat das Event an diesem potenziell kritischen Übergang verlassen. DJ Cooper aus Berlin sorgte immer wieder für das passende musikalische Ambiente.

Echte Konferenz-Atmosphäre zu vermitteln war also essenziell für den Erfolg. Dass nicht für jedes hybride Event ein Budget zur Verfügung steht, um Top-Moderatoren zu engagieren, ist klar – aber auch nicht zwingend erforderlich. Mit Sicherheit gibt es auch in Ihrem Unternehmen jemanden, die oder der sehr gut moderieren kann und eine Herausforderung dieser Art gerne annimmt.

Damit aus einem hybriden Event ein nachhaltiges Highlight wird, kommt es natürlich auch auf die Inhalte an. Es gilt, relevante Themen auszuwählen um Interaktion zu fördern und Horizonte zu erweitern. Das gelingt nur mit einer abwechslungsreichen und hochwertigen Aufbereitung. Man verpackt den Content in verschiedene Formate wie Keynotes, Podiumsdiskussionen und Workshops. Auf jeden Fall sollte bei den Vorträgen vermieden werden, dass die remote Teilnehmenden unbeteiligt vor ihrem Bildschirm sitzen und gedanklich abschalten. Webinare bergen diese Gefahr. Um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten, gab es bei der Tech & Data Week 2021 zwischendurch immer wieder kleine Elemente, bei denen die Gäste selbst aktiv werden konnten – zum Beispiel, indem sie via Chat Fragen stellten oder kurze Umfragen beantworteten. Außerdem waren die insgesamt drei Konferenz-Tage sinnvoll strukturiert. Jeder Tag folgte einem anderen Motto. An Tag eins, dem „Cross Divisional Day“, ging es darum, sich „einzugrooven“ und mehr über neue Projekte zu erfahren. Der darauffolgende „Community Day“ stand ganz im Zeichen von Zusammenarbeit und welche Vorteile und Innovationen ein intensiver Austausch in Zeiten von #NewWork mit sich bringen kann. In moderierten Breakout-Sessions tauchten die Teilnehmenden tiefer in ihre individuellen Lieblingsthemen ein. Am letzten Tag, dem „Summit Day“ gab es den technischen Deep Dive und die Vorstellung der damit verbundenen Tech & Data Strategie bei Bertelsmann.

Dadurch wurde erreicht, dass an allen drei Tagen eine permanent hohe und konstante Anzahl an Viewern pro Session anwesend waren – auch während der Pausen. Eine Auszeichnung für DJ Cooper.

Eine professionelle Eventplanung ist allerdings erst die halbe Miete. Damit hybride Veranstaltungen für alle zum Erlebnis werden, braucht es auch technische Expertise und leistungsfähige Tools. Auf Basis unserer eigenen API-Management-Lösung Arvato Systems Alive stellten wir eine digitale Event-Plattform zur Verfügung. Wir hatten bereits mehrere vergleichbare Kundenprojekte umgesetzt – allerdings ausschließlich für Messen. Dass eine hybride Konferenz noch einmal andere Erfordernisse mit sich bringt, stellten wir jetzt fest. Da die Gäste hier nicht nur Vorträge hören und digitale Stände besuchen, sondern sich auch an Diskussionen und Workshops beteiligen, benötigen sie schon im Vorfeld wesentlich mehr Informationen. Immerhin möchten sie genau wissen, inwieweit eine Session zu ihren Interessen und Zielen passt, bevor sie sich dazu anmelden. Für uns bedeutete das: Die Menge an Inhalten, die pünktlich vorliegen mussten, und der Aufwand, sie in die Plattform einzupflegen, war größer als sonst. Außerdem musste das Interface den veränderten Anforderungen angepasst werden. Alles kein Problem - gemeinsam mit den Kolleg:innen von Bertelsmann haben wir diese Herausforderung angenommen und ein richtig gutes Portal auf die Beine gestellt. Die Gäste konnten sich auf der Plattform registrieren, im Vorfeld Veranstaltungen auswählen und bookmarken, per Livestream daran teilnehmen und im Nachgang auf die aufgezeichneten Streams und zugehörigen Inhalte zugreifen. Die Bild- und Tonqualität des Livestreams war dabei überall ausgezeichnet. Wirklich überall: eine Kollegin hat sich sogar im ICE zugeschaltet. Wer hätte das erwartet? Adaptive Bitrate Streaming macht’s möglich, indem sich die Qualität automatisch an die aktuelle Verbindungsrate anpasst.

Letztendlich hat jedes Team einen fantastischen Job gemacht. Im #NewTogether müssen die einzelnen Komponenten miteinander harmonieren und dafür braucht es funktionierende Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Systemen.

Die Tech & Data Week 2021 hat ihre Ziele voll und ganz erreicht. Ausgerichtet hatte das Event die Bertelsmann Collaboration Platform (BCP), ein Webinterface für die Bertelsmann interne Tech und Data Community. Durch die Konferenz ist die BCP deutlich bekannter geworden. Die Zugriffszahlen haben sich vervielfacht und es gab zahlreiche Neuanmeldungen. Mit unserer Digital-Event-Plattform gibt es jetzt außerdem eine technische Grundlage für weitere Veranstaltungen. Eine große Konferenz ist zwar eine herausragende Aktivität aber im Idealfall eingebettet in einer - auf Interaktion ausgerichteten - User Journey. Damit die vielen neuen Gesichter zu festen Nutzer:innen der BCP werden, können die Communitys zeitnah eigene Webinare und Trainings anbieten. Die Event-Plattform bildet alle hybriden und rein digitalen Formate ab. So unterstützt der Arvato SyncTank® den Sinn und Zweck der Bertelsmann Collaboration Platform: Wissen permanent teilen, Themen nachhaltig weiterentwickeln – und gemeinsam besser werden.