Calling for Teams: Telefonie mit Microsoft 365 Cloud Services
Wie Sie Cloud-Telefonie für Ihr Unternehmen erfolgreich einführen
Im April 2021 verkündet Microsoft einen Spitzenwert von täglich 145 Millionen aktiven Nutzern für die Kollaborationsplattform Teams. Drei Monate später erreicht Microsoft Teams bereits einen neuen Rekord von 250 Millionen aktiven Nutzern monatlich (Quelle). Die Plattform geht durch die Decke und spätestens seit der Coronavirus-Pandemie kennt sie nahezu jedes Unternehmen – nutzen Sie Microsoft Teams bereits oder steht Ihnen der Umstieg noch bevor?
Als führenden Cloud Service für Kommunikation und Kollaboration schätzen Unternehmen Microsoft Teams für seine zahlreichen Funktionen: Chatgruppen, Dokumentenaustausch und Videokonferenzen sind beliebte Anwendungsbereiche der Plattform. Mit dem Cloud-basierten Dienst Microsoft Teams Telefon verlagern Sie nun auch Ihre klassische Telefonanlage auf die Plattform. Wie Ihnen die Integration Ihrer Telefonanlage in Ihre Cloud-Umgebung gelingt und welche Vorteile Sie durch die Cloud-Telefonanlage haben, erfahren Sie in diesem Artikel.
Weshalb der Wechsel in die Cloud-Telefonie mit Microsoft Teams sinnvoll ist
Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeitenden können von einem Tag auf den anderen nicht mehr an ihren Arbeitsplätzen am Unternehmensstandort erscheinen. Das Homeoffice ist der neue Standard und Sie stehen vor der Aufgabe, die Prozessabläufe wie gewohnt zu ermöglichen. Genau das haben wir alle durch die Pandemie im letzten Jahr erlebt. Unternehmen waren genötigt, schnelle Lösungen für die Online-Zusammenarbeit einzuführen – viele ohne Vorbereitung.
Aufgrund der allgemein großen Verbreitung von Produkten der Microsoft 365-Plattform in IT-Infrastrukturen von Unternehmen ist Teams für viele die ideale Lösung für einen schnellen Umstieg. Administratoren können die Plattform leicht implementieren, bereitstellen und für die Mitarbeitenden verständlich konfigurieren.
Aus der Pandemie, die für Unternehmen weltweit der größte Motivator war, Microsoft Teams zu implementieren, folgte eine Kettenreaktion: Nutzen viele Kunden und Partner Microsoft Teams als Kommunikationsplattform, sind alternative Lösungen wie Skype for Business nicht mehr notwendig. Die Zusammenarbeit gelingt einfacher und intuitiver, wenn alle Kommunikationskanäle in Microsoft Teams zusammenlaufen. Die neue Anforderung ist es, die vorhandene Infrastruktur mit lokalen, im eigenen Rechenzentrum ausgeführten Anwendungen, nun in Cloud Services zu überführen.
Herausforderung bei der Migration in die Cloud-Telefonie
Bei der Einführung von Microsoft Teams vor dem Hintergrund der Telefonie entstehen verschiedene Herausforderungen sowohl aus technischer Sicht als auch auf der Benutzerebene. Wir stellen Ihnen zentrale Aspekte bei der Integration Ihres Telefonsystems in die Microsoft Cloud Architektur vor.
Die passende Lösung für Ihr Telefonsystem
Eine Herausforderung liegt in der Art Ihrer bestehenden Infrastruktur rund um die Telefonie. Viele Unternehmen verfügen über eine heterogene Telekommunikationsanlage, die Microsoft Teams oft nicht vollständig abbilden kann. Beispielsweise nutzen Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe oft neben Skype for Business im Office Bereich auch Mobiltelefone in der Produktionsabteilung. Meist stellen spezielle Telefonsysteme im Rechenzentrum des Unternehmens die Mobiltelefonie bereit und das kann Teams nicht abbilden.
Aus diesem Grund ist ein hybrider Ansatz für Ihre Telefonie oftmals sinnvoll. Damit Ihre Hybridlösung effizient zur Produktivität Ihrer Mitarbeitenden beiträgt, ist es essenziell zu überlegen, welche Bereiche Sie zukünftig im Unternehmensnetzwerk betreiben und welche Sie zu Teams migrieren. Aus Ihrem Bedarf zur Integration von Teams in Verbindung mit Festnetztelefonie sollten Sie auch eine sinnvolle Strategie für die Vorgehensweise ableiten. Für die Migration benötigen Sie sowohl fachliche Kompetenzen in Microsoft Cloud Services als auch in Telekommunikationsanlagen.
Cloud-Telefonie, die alle unterstützt
Der Projekterfolg von Teams Telefon in Ihrer Infrastruktur ist am Ende davon abhängig, ob und in welchem Umfang Ihre Mitarbeitenden, also die Benutzer der Plattform, die Cloud-Telefonie annehmen. Um die Akzeptanz zu erhöhen ist es daher zum einen wichtig, gezielte Maßnahmen aus dem Change Management während des Projekts umzusetzen. Dazu zählen regelmäßige und frühzeitige Informationen zur schrittweisen Migration hin zu Teams Telefon und Hybrid Voice-Umgebung. Aber auch die Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden in der Transformation über bspw. Schulungen und Lernmaterialien.
Zum anderen ist der Fokus auf die Benutzererfahrung entscheidend für die Akzeptanz der Cloud-Telefonie. Schließlich sind es die Benutzer, die mit dem System alltäglich arbeiten. Die Herausforderung dabei ist es, die Anforderungen bei der Migration holistisch zu betrachten: Wie stellen Sie beispielsweise sicher, dass Ihre Mitarbeitenden von jedem Endgerät und unabhängig vom Betriebssystem an einem Teams Meeting teilnehmen können? Und wie schaffen Sie eine benutzerzentrierte Architektur, die auf unterschiedliche Bedingungen und Anforderungen aus Ihren Abteilungen ausgerichtet ist?
Möglichkeiten zur Bereitstellung der Cloud-Telefonie mit Teams
Microsoft Teams stellt grundsätzlich zwei Optionen bereit, um Ihre Festnetztelefonie zu integrieren. Eine Möglichkeit ist ein Cloud Phone System. Dabei tritt Microsoft selbst als Provider für Ihre Cloud-Telefonie auf. Sie erwerben Rufnummern direkt aus Teams und ordnen sie Ihren Teams Benutzern zu. Der größte Vorteil von Cloud Phone Systems ist der geringe Aufwand, der damit einhergeht. Denn Sie benötigen keine eigene Telefonie-Infrastruktur in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder müssen sich um die Anbindung an einen Provider kümmern. Cloud Phone System ist vor allem für kleine Unternehmensstandorte ohne eigene Telefonanlage empfehlenswert.
Eine andere Möglichkeit ist Direct Routing. Hierbei integrieren Sie Ihr lokales Telefonsystem über einen Session Border Controller (SBC) in Microsoft Teams. Der SBC kann an die vorhandene Infrastruktur angebunden werden, um die bestehenden Rufnummern an Ihre Teams Benutzer zu verteilen. Der SBC leitet die Anrufe dann zu Teams weiter. Alternativ ist auch eine direkte Verbindung zwischen dem SBC und einem Telefonie Provider für das Direct Routing möglich.
Sie kommunizieren noch über Ihre klassische, im eigenen Rechenzentrum betriebene Telefonanlage und möchten Ihre Telefonie in Teams übertragen? Mit Microsoft Teams Telefon steht Ihrer erfolgreichen Migration in die Cloud-Telefonie nichts mehr im Weg. Unsere Experten bei Arvato Systems unterstützen Sie gerne bei der Integration von Teams Telefon ganz nach Ihren Anforderungen. Mit der Advanced Specialization von Microsoft „Calling for Teams” und langjähriger Erfahrung im Telefonie Hosting sind wir Ihr zuverlässiger Partner für Cloud-Telefonie.
Fazit
Die Integration von Microsoft Teams vor dem Hintergrund der Telefonie klingt erst einmal einfach. Das interdisziplinäre Projekt stellt viele Unternehmen dennoch vor eine besondere Herausforderung – schließlich ist der Schritt in die Cloud-Telefonie ein unternehmensweites Projekt. Neben der IT-Abteilung und dem Management sind vor allem auch die verschiedenen Abteilungen, die einzelnen Mitarbeitenden und ihre individuellen Anforderungen für den Projekterfolg relevant.
Mit dem richtigen Projektpartner an Ihrer Seite, meisten Sie alle Aufgaben im Handumdrehen, sodass Ihre Festnetztelefonie bald schon in Microsoft Teams integriert ist.
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