Microsoft SharePoint Migration mit SPOT

Das Wichtigste auf einen Blick

Herausforderungen der SharePoint Migration

Funktionen

Ihre Mehrwerte

Unser Vorgehen

FAQ

Das Wichtigste auf einen Blick: SharePoint Migration

Definition: Die SharePoint-Migration ist der automatisierte Prozess der Übertragung von Inhalten aus verschiedenen Inhaltsablagen wie Netzlaufwerken, Archiven oder auch bestehenden SharePoint-Umgebungen in den Microsoft 365 Workplace mit Teams, SharePoint und OneDrive.
Herausforderungen: Häufige Hürden sind die Gewährleistung der Datenqualität, die korrekte Übertragung von Berechtigungen und das Handling von Sonderformaten.
Vorteile: Eine Migration in die Cloud ermöglicht Kosteneinsparungen, verbessert die Zusammenarbeit und schafft mit den richtigen Governance-Prozessen eine nachhaltige Dokumentenverwaltung.
Ablauf: Der Migrationsprozess umfasst eine automatisierte, auf Best-Practices basierende IST-Analyse der bestehenden Daten, die Erstellung eines SOLL-Konzepts für eine nachhaltige Informationsarchitektur und die eigentliche Planung und Durchführung der Datenübertragung.
Tools: Während Microsoft ein Standard-Tool (SPMT) anbietet, gibt es für komplexe Szenarien auch spezialisierte Lösungen von Drittanbietern, die den Transformationsprozess in allen Phasen unterstützen, wie unser Tool SPOT.

Die Zukunft Ihrer Daten liegt in der Cloud

Die Migration von Inhalts-Repositories ist ein essenzieller Schritt in die moderne Arbeitswelt. Es handelt sich dabei weniger um einen simplen Umzug, sondern um eine umfassende Datentransformation. Ziel ist die Ablösung unstrukturierter, schwer zu verwaltender Speicherorte und die Schaffung einer transparenten, flexiblen und sicheren Umgebung in SharePoint.

Die Dauer des Transformationsprozesses muss keine Jahre in Anspruch nehmen, sondern kann mit dem richtigen Vorgehen und auf Basis von Best Practices effizient durchgeführt werden.

Mit SPOT (SharePoint Online Transformation) meistern Sie diesen Schritt schnell, sicher und vollautomatisiert.

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der SharePoint Migration?

Das Standard-Tool von Microsoft SPMT deckt einfache Migrationen ab – doch für komplexe Szenarien stößt es schnell an seine Grenzen. Vor diesen Hürden stehen Unternehmen häufig:

Datenqualität und Konsistenz sind Voraussetzung für eine erfolgreiche Migration.
Berechtigungen sind korrekt und vollständig zu übertragen.
Alte Inhalte gilt es zu analysieren, zu katalogisieren und zu bereinigen – statt sie unstrukturiert zu migrieren.
Sonderformate wie PST, CAD oder temporäre Dateien sind für die Nutzung in SharePoint aufzubereiten.
Compliance und regulatorische Anforderungen (z. B. GxP) sind auch in der Public Cloud zuverlässig einzuhalten.
Verknüpfungen mit Drittsystemen wie SAP sind weiterhin sicherzustellen.

Ohne Automatisierung wird die Migration oft zu einem zeitaufwendigen, fehleranfälligen und kostenintensiven Projekt.

Weitere Informationen zu unserem Migrationstool stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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SPOT – die automatisierte Lösung für Ihre SharePoint Migration

Stellen Sie sich vor: Am Freitag läuft Ihr altes System, am Montagmorgen ist Ihre SharePoint Online Umgebung live – ohne Nachtschicht, ohne Datenverlust, ohne Chaos.

Genau das ermöglicht SPOT:

vollautomatische Planung und Durchführung – kein manueller Aufwand nötig
festgelegter Migrationszeitpunkt – ohne Einschränkung des Tagesgeschäfts, z. B. am Wochenende
smarte Umstellung – Montagmorgen ist alles einsatzbereit
intelligentes Fehlerhandling – fehlgeschlagene Migrationen starten automatisch neu

Mit SPOT und der Expertise von Arvato Systems profitieren Sie von einer Lösung, die Technologie und Beratung kombiniert. Wir berücksichtigen Ihre individuellen Anforderungen und stellen sicher, dass Ihr Umstieg auf SharePoint Online reibungslos, sicher und nachhaltig verläuft.

Die folgende Übersicht stellt den Migrationsprozess mit SPOT dar:

Welche Funktionen hat SPOT?

Analyse & Konzept

Automatisierung

Vollständige Funktionalität

Datensicherung

Sicherheitscheck

Kompatibilität mit NAVOO & Drittsystemen

automatische Analyse bestehenden Inhalts-Repositories
best-practice-basierte Prozesse und Entscheidungsvorlagen
Vorlagen für nachhaltige Informationsarchitektur in SharePoint und Teams

vollautomatische Migration ohne manuelle Eingriffe
zentral gesteuert, effizient und fehlerfrei
spart Zeit und IT-Ressourcen

alle essenziellen Funktionen integriert
automatische Benachrichtigungen halten alle Beteiligten informiert
Anpassung und Optimierung von Daten während der Migration

verlustfreie Übertragung sämtlicher Dateien und Metadaten
intelligente Wiederholung fehlgeschlagener Läufe
Bereinigung doppelter oder irrelevanter Inhalte

umfassende Validierung von Quelle und Ziel
transparente Dokumentation aller Änderungen
fehlerhafte Migrationen werden automatisch korrigiert

Nahtlose Integration mit NAVOO^®-Modulen für Governance und Compliance
Migration verschiedenster Datenquellen – flexibel und unabhängig
Anbindung von Drittsystemen wie SAP möglich

SPOT SharePoint Online Transformation - Kontakt

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Was sind die Vorteile der SharePoint Migration mit SPOT?

Optimierte Migrationsqualität

Integration nahtloser Prozesse, die für eine höhere Qualität und Effizienz während der Migration sorgen.

Transparente Migrationskosten

Klare Darstellung der Kostenstruktur, die eine präzise Budgetplanung und Kostenkontrolle ermöglicht.

Frühzeitige und kontinuierliche Kommunikation

Informationen werden vor und nach der Migration bereitgestellt, um jederzeit Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten.

Automatisierte Migrationen

Vollständig automatisierte Migrationsprozesse, die ohne manuelle Eingriffe ablaufen und den gesamten Ablauf vereinfachen.

Problemprävention

Frühzeitige Identifizierung und Lösung potenzieller Migrationsprobleme, um unerwünschte Überraschungen zu vermeiden.

Geschwindigkeitsdrosselung

Regelung und Steuerung der Migrationsgeschwindigkeit, um die Leistung während des gesamten Prozesses zu optimieren.

Unser bewährtes Vorgehen für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie mit einem strukturierten Migrationsansatz – von der Analyse bis zur Live-Schaltung:

1. IST-Analyse

Identifikation und Bewertung aller relevanten Datenquellen
automatisierte und manuelle Analyse
Zuordnung von Inhalten zu Anwendungsfällen

2. SOLL-Konzept

Definition von Vor- und Nach-Migrationsaufgaben
Konfiguration der Zielstrukturen und Berechtigungen
Erstellung einer Roadmap für die Umsetzung

3. Proof of Concept (POC)

Durchführung von Test- und Beispielmigrationen
Validierung der Prozesse und Qualitätssicherung

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Häufig gestellte Fragen zur SharePoint Online Migration mit SPOT

Was ist eine SharePoint Migration?

Eine SharePoint Migration ist der Prozess, bei dem Daten, Dokumente, Metadaten und Anwendungsstrukturen von einer bestehenden SharePoint Umgebung in eine neue, modernere Infrastruktur übertragen werden.
Meist findet die Migration von einer lokalen (On-Premises) Version in die cloudbasierte Umgebung SharePoint Online statt, die Teil von Microsoft 365 ist. Ziel ist es, die IT-Infrastruktur zu modernisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Vorteile der Cloud zu nutzen. Für die Migration eignet sich der Einsatz eines Tools, der diese zuverlässig und automatisiert durchführt.
Was sind die Vorteile einer SharePoint Online Migration im Vergleich zu einer lokalen On-Premises-Lösung?

Die Migration zu SharePoint Online bietet zahlreiche Vorteile: Sie ermöglicht eine einfache Skalierbarkeit, reduziert Infrastrukturkosten und verbessert die Zusammenarbeit durch eine cloudbasierte Lösung. Zusätzlich profitieren Unternehmen von fortlaufenden Updates, besserer Sicherheit und flexibler Zugriffssteuerung – von jedem Ort und zu jeder Zeit.
Wie lange dauert eine SharePoint Online Migration und wie läuft sie ab?

Die Dauer einer Migration hängt von mehreren Faktoren ab, wie z. B. der Menge und Art der zu migrierenden Daten sowie den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. In der Regel umfasst der Prozess die Analyse der bestehenden Infrastruktur, das Erstellen eines SOLL-Konzepts, das Durchführen von Testmigrationen und schließlich die eigentliche Migration. Mit dem Migrationstool SPOT lässt sich der Prozess automatisiert und schneller durchführen, wodurch Ausfallzeiten minimiert werden.
Welche Rolle spielt SPOT bei der Migration zu SharePoint Online?

Das Tool SPOT automatisiert und vereinfacht den gesamten Migrationsprozess. Es sorgt für eine sichere, fehlerfreie und zeitsparende Migration, ohne manuelle Eingriffe. Durch die zentralisierte Steuerung und das intelligente Fehlerhandling stellt SPOT sicher, dass alle Daten korrekt migriert werden und etwaige Probleme sofort behoben werden.
Wie kann die Qualität der migrierten Daten sichergestellt werden?

Durch die Verwendung von SPOT wird die Datenqualität durch umfangreiche Prüf- und Validierungsprozesse gewährleistet. SPOT erkennt doppelte oder irrelevante Inhalte, optimiert die Datenstruktur und sorgt dafür, dass alle relevanten Metadaten vollständig und korrekt migriert werden. Der Sicherheitscheck bietet zusätzliche Transparenz, um Fehler während der Migration frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Kann SPOT auch für die Migration von nicht-standardisierten Dateiformaten verwendet werden?

Ja, SPOT ist in der Lage, auch Sonderformate wie PST-Dateien, CAD-Daten oder temporäre Dateien zu migrieren. Durch seine Flexibilität und Automatisierung wird sichergestellt, dass alle Dateitypen und -formate korrekt übertragen werden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Können auch Lösungen von Drittanbietern und Workflows während der Migration abgelöst werden?

Wir beraten zu der Ablösung von Drittanbieter-Lösungen und SharePoint Workflows durch neue Optionen in Microsoft 365 und SharePoint Online. Diese Plattformen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen dabei unterstützen können, ihre IT-Infrastruktur zu optimieren und effizienter zu gestalten. Durch die Integration dieser modernen Lösungen können Unternehmen ihre Produktivität steigern und gleichzeitig Kosten senken.